Errores que podemos cometer sin saberlo en las videollamadas con el Zoom y que deberíamos evitar

rrores que podemos cometer sin saberlo en las videollamadas con el Zoom y que deberíamos evitar

Zoom se ha convertido en un de las herramientas más utilizadas de estos días, la potente aplicación de videollamadas cuenta con un montón de funciones y trucos, aunque seguramente de lo que nadie ha hablado nunca es de esos errores y cosas que haces mal en Zoom y que se debería evitar.

Dada la situacion actual que vivimos, hoy en el mundo, a millones de personas de todo el mundo hemos tenido que permanecer en nuestras casas, las aplicaciones de videollamadas se han convertido en parte importante de nuestro día a día.

Nos permiten mantener un contacto un poco más cercano y cálido con nuestros familiares y amigos, y en lo laboral se han convertido en pieza fundamental para que muchos negocios puedan seguir adelante.

Tenemos aplicaciones para hacer videollamadas para todos los gustos, desde el clásico Skype, hasta opciones más profesionales como Microsoft Teams, el WhatsApp que ahora permiten hasta 8 personas, o Google Meet.

Cada una tiene sus ventajas e inconvenientes, aunque en general todas cumplen perfectamente, aunque hoy hay una aplicación gratis para hacer videollamadas, es uno de los mas usados y ese es el Zoom.

Conocer los posibles errores que solemos cometer al utilizar Zoom nos ayudará a evitarlos, 

Nos guste o no, la cámara siempre encendida (y a la altura de los ojos)

Recordemos que en la mayoría de ocasiones estamos reemplazando a una reunión que hubiera sido presencial, por lo que tenemos que intentar mantener el sentido de continuidad y comunidad con los participantes, algo que solo es posible con la cámara encendida.Nos guste o no, la cámara siempre encendida (y a la altura de los ojos)

No usar Zoom para todo

Utilízala solo para reuniones importantes, esas pequeñas reuniones rápidas que antes teníamos presenciales, seguramente prendamos solucionarlas con un mensaje de correo o charla por WhatsApp. Esto ayuda a que el flujo de trabajo sea mucho más ágil y efectivo para todos.

El micrófono

Por normal general, sobre todo si estamos en una reunión con muchas personas, solo aquel que tenga la palabra debería tener el micrófono abierto, manteniéndolo el silencio el resto de participantes y activándolo únicamente cuando nos llegue el turno de palabra. 

El micrófono amplifica cualquier sonido a nuestro alrededor, incluido el golpe de las teclas, si todo el mundo permanece con el micrófono abierto la reunión puede convertirse en un caos. En este aspecto ayuda mucho el uso de auriculares con micrófono integrado, ayuda a percibir mejor el sonido y minimizan los ruidos externos no deseados.

No acapares, pero tampoco te calles

La dinámica de una reunión por Zoom no es sencilla, el ritmo y la cadencia es distinta, no existen gestos físicos (o son más complicado de percibir) que nos puedan dar pistas de que otra persona quiere hablar, o apuntillar algo a nuestras palabras. 

Tenemos que intentar no acaparar la conversación y atender a las peticiones del resto de participantes, ofreciendo de forma regular la palabra -incluso mejor si lo hacemos de forma directa, por el nombre de la persona- o realizando pausas para dar opción de réplica. 

Si decimos que no hay que acaparar la palabra, tampoco debemos llevarlo al extremo opuesto y ser un simple «mirón». Tenemos que intentar participar y dejar constancia de nuestra

presencia.

Las opciones que ofrece Zoom

Otro de los errores más frecuentes que cometemos es no conocer las posibilidades y funciones que ofrece Zoom, lo que podría llevarnos a tener más de un disgusto. Por ejemplo, ¿ sabíamos que el anfitrión de la reunión puede recibir una copia de todos los mensajes escritos en el chat público escrito de la sesión, o que existe una función que avisa al anfitrión de que hemos activado otra ventana y no estamos mirando su pantalla compartida? Así que tenemos que tener cuidado con lo que escribimos en el chat y mucho ojo con dejar de mirar la presentación que hace el anfitrión

Otro error muy común en Zoom es pensar que no se trata de reuniones «de verdad», o simplemente que por ser desde casa son más informales. Debemos respetar todos los códigos de conducta de las reuniones presenciales, atender a la persona que está hablando mirando de forma constante hacia la pantalla.

Incluso deberíamos respetar las normas de vestimenta, posiblemente no sea necesario que nos pongamosla corbata, pero si unos pantalones, aunque solo sea visible la parte superior nunca se sabe lo que puede pasar. Si no lo creemos, solo tenemos que dar un paseo por las redes, están llenas de memes de gente que ha sido pillada en videollamadas de trabajo

Fondos sí, pero con cuidado

Al hilo de lo anterior tampoco tienes que dejar que se nos vaya mucho la mano con los fondos personalizables. Es una función de Zoom muy útil y divertida, pero en ciertos entornos como el laboral tal vez no transmita mucha seriedad aparentar que estamos en una playa paradisiaca, como broma para los amigos es fantástica, pero para el trafajo, quizas, no sea muy efectivo

Nuestro consejo es que evaluemos a nuestra audiencia y actuar en consecuencia. Si no tuvimos tiempo de hacer la cama y tenemos una reunión importante seleccionar un fondo neutro, algo poco llamativo y forma, como los fondos virtuales gratis para Zoom y Teams de IKEA.

Compartir solo la pantalla, nada más

La pantalla compartida es una de las herramientas fundamentales de Zoom, aunque también una de las más peligrosas. Si tenemos pensado compartir la pantalla deberíamos previamente preparar el terreno.

Desactivar todas las notificaciones, muy importante si utilizamos aplicaciones como WhatsApp Web o Slack, nunca se sabe lo que nos pueden enviar. También tenemos que comprobar los archivos y carpetas que tengamos en nuestro escritorio, así como los programas y pestañas en el navegador que tengamos abiertas

Por último, y es algo en lo que nos solemos fijarnos, comprobar los accesos directos del navegador, esos que suelen estar bajo la barra de la URL, son muy útiles, pero podrían jugarnos una mala pasada si alguien se fija y ve que guardas en favoritos alguna página poco recomendable

Y hasta aquí nuestra lista de errores de Zoom más habituales que tendríamos tratar de evitar cometer. Como hemos visto se trata de comportamientos y cosas que es bueno tenerlo en cuenta, que podemos aplicar con cualquier otra aplicación para videollamadas.

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